Een goede voorbereiding is het halve werk. Het venijn zit hem in de kop, en dus niet in de staart. Twee uitdrukkingen die horen bij de basisprincipes van projectmatig werken. Hoe meer je investeert in de goede voorbereiding, des te groter is de kans op projectsucces. En bij die goede voorbereiding hoort het voeren van effectieve gesprekken met de opdrachtgever. Het is immers belangrijk om voldoende tijd te besteden aan het bespreken van het projectdoel en het gewenste resultaat. Logisch zou je denken, maar in de praktijk merk ik dat dat vaak wordt onderschat of zelfs vergeten. De projectleider krijgt een opdracht met daarbij een projectdoel, en gaat meteen aan de slag met de 'Hoe-vraag'. In mijn trainingen noem ik dat de 'Hoetjes'. Hoe kan ik dit doel realiseren? Welke stappen moeten worden gezet? Welke middelen heb ik daarbij nodig?

Het is echter beter om eerst nadrukkelijk stil te staan bij de 'Wat-vraag'. Oftewel, je raadt het al, de Watjes in het project. Wat is nu precies de wens van de opdrachtgever? Wat is de gewenste situatie en hoe ziet die situatie eruit? Wat is de vraag achter de vraag? In de praktijk komt het regelmatig voor dat de opdrachtgever aangeeft dat hij iets opgeleverd wil hebben, een bepaald product. Vraag dan door over het doel dat hij daarmee wil bereiken! Kan dat het beste bereikt worden met dat product? Of zijn er nog andere mogelijkheden die beter passen? Als je hier niet voldoende bij stilstaat bij de projectstart, kan het zomaar gebeuren dat je gedurende het project of - nog erger, bij oplevering van het eindproduct - erachter komt dat het doel met dat projectresultaat niet bereikt wordt. Een mooi eindproduct... maar geen projectsucces. Jammer.

LSD is een handige vaardigheid die jou helpt om de gesprekken met de opdrachtgever (en natuurlijk ook andere stakeholders) effectief te kunnen voeren. LSD staat voor Luisteren - Samenvatten - Doorvragen.

  • Luisteren naar het verhaal van de opdrachtgever. Luister zuiver en met volledige aandacht. Schakel je eigen vooroordeel en agenda uit. Wat wil de opdrachtgever nu precies zeggen?
  • Vat samen wat je hebt gehoord (verbaal) of wat je hebt gezien (non-verbaal). Check daarmee of je het goed heb begrepen. En laat daarmee blijken dat je met volledige aandacht bij de ander bent. Je kunt samenvatten op inhoud, op emotie of op gedachten.
  • Vraag door op hetgeen de opdrachtgever heeft verteld. Dus spring niet van de hak op de tak, van het ene naar het andere onderwerp - dat is leuk als je aan de bar staat - maar vraag door op hetgeen je zojuist hebt gehoord. Zodat je meer diepgang krijgt in jouw gesprek. Zodat je de vraag achter de vraag te horen krijgt. Open vragen geven jou de mogelijkheid veel informatie te ontvangen. Dat zijn vragen waarop je niet alleen met ja of nee kunt antwoorden, namelijk alle vragen met een w (wat, wanneer, ...) en de h van hoe. Als je wil trechteren of checken dan gebruik je gesloten vragen.

Pas de LSD techniek toe in alle gesprekken die je voert bij de start van het project. Zo haal je het maximale uit deze gesprekken en krijg je de relevante informatie die je nodig hebt voor het schrijven van jouw projectopdracht en -plan!